マンション管理会社向け理事会議案書・総会資料の作成におけるChatGPT活用法
「理事会議案書の作成に毎回時間がかかる…」「総会資料の文章表現で悩む…」「同じような内容なのに、毎回一から作成している…」
こんな悩みを抱えているマンション管理会社の事務担当者の方は少なくないのではないでしょうか。
マンション管理業務では、理事会議案書、総会資料、理事会議事録、決議書など、様々な文書を定期的に作成する必要があります。これらの文書は、管理組合の運営に関わる重要なものであり、正確性と分かりやすさの両立が求められます。
ChatGPTなどの生成AIを活用することで、議案書の構成案作成や文章表現の改善、過去資料からの情報整理などを効率化し、文書作成にかかる時間を大幅に短縮することが可能になります。本記事では、マンション管理会社の事務担当者がChatGPTを理事会議案書・総会資料の作成で活用するための具体的な方法を、すぐに使えるプロンプト例とともに詳しく解説します。
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目次
- マンション管理業務で議案書・総会資料作成にChatGPTが役立つ理由
- ChatGPTの基本的な使い方
- 理事会議案書の作成
- 総会資料の作成
- 理事会議事録の作成
- 大規模修繕計画案の作成
- 管理規約改正案の作成
- 予算案・決算報告書の作成
- 組合員向けお知らせ文書の作成
- 理事会・総会での説明資料作成
- うまくいかないときのチェックリスト
- 業務で使う際の注意点
- まず自分のレベルを診断してみよう
- まとめ
マンション管理業務で議案書・総会資料作成にChatGPTが役立つ理由
定型的な文書を繰り返し作成する必要がある
マンション管理業務では、月次の理事会議案書、年次の総会資料、四半期ごとの報告書など、似たような構成・内容の文書を定期的に作成します。ChatGPTを活用することで、基本的な構成や表現を維持しながら、個別の状況に応じた文書を短時間で作成できます。
毎月の理事会で報告する内容は、共用部の点検結果、入居者からの問い合わせ対応、管理費の収支状況など、項目はほぼ決まっています。ChatGPTは、これらの定型項目に対して適切な文章表現を提案してくれるため、作業効率が大きく向上します。
専門的でありながら分かりやすい表現が求められる
理事会議案書や総会資料は、管理組合の理事や組合員に読まれる文書です。管理業務の専門的な内容を含みながらも、一般の居住者にも理解しやすい平易な表現が求められます。ChatGPTは、専門用語を適切に説明しながら、分かりやすい文章を作成する手助けをしてくれます。
複数の管理組合の文書を並行して作成する
管理会社の担当者は、通常、複数の管理組合を担当しています。それぞれの管理組合の状況、過去の経緯、特有の課題を考慮しながら、文書を作成する必要があります。ChatGPTを活用することで、各管理組合の情報を整理しながら、効率的に文書を作成できます。
法的・会計的な正確性が求められる
議案書や総会資料には、管理規約、区分所有法、会計基準などに基づいた正確な記述が求められます。ChatGPTは、一般的な法的・会計的な表現を提案してくれますが、最終的には必ず専門家や上司の確認を経て、正確性を担保する必要があります。
ChatGPTの基本的な使い方
ChatGPTとは
ChatGPTは、OpenAI社が開発した対話型の生成AIです。人間と会話するように指示を出すだけで、文章作成、情報整理、アイデア出しなど、様々な業務をサポートしてくれます。
ChatGPTの公式サイトにアクセスし、無料アカウントを作成するだけで利用を始められます。
※最新の機能や料金プランについては、公式サイトをご確認ください。
ChatGPT公式サイト: https://chat.openai.com/
基本的な使い方
ChatGPTの画面下部にある入力欄に、依頼したい内容（プロンプト）を入力してEnterキーを押すだけです。プログラミングの知識や特別な操作は必要ありません。
重要なのは、指示を具体的にすることです。漠然とした依頼では漠然とした回答しか得られません。以下のポイントを意識しましょう。
プロンプトを書くときのポイント:
- 何を作成したいか明確にする（議案書、総会資料など）
- 対象者を明示する（理事会、総会、組合員など）
- 管理組合の状況や背景を説明する
- 希望する文章の長さやトーンを指定する
- 含めたい項目や情報を箇条書きで示す
無料版と有料版の違い
ChatGPTには無料版と有料版があります。マンション管理業務での文書作成であれば、無料版でも十分に活用できます。
有料版では、より高性能なモデルが利用でき、回答速度が速く、混雑時でも優先的にアクセスできるなどのメリットがあります。
※料金や機能の詳細は変更される可能性があるため、最新情報は公式サイトをご確認ください。
理事会議案書の作成
定例理事会の議案書作成
定例理事会の議案書は、前回議事録の確認、各種報告事項、審議事項、その他で構成されることが多いです。ChatGPTを活用することで、これらの項目に対する適切な文章表現を短時間で作成できます。
プロンプト例:
あなたはマンション管理会社の事務担当者です。
以下の情報をもとに、定例理事会の議案書を作成してください。
【管理組合情報】
- マンション名: グリーンヒルズマンション
- 総戸数: 80戸
- 理事会開催日: 2026年2月15日（土）14:00〜
- 開催場所: 集会室
【前回理事会からの主な出来事】
- 12月の管理費収納率: 98.5%（1戸滞納）
- 共用部照明のLED化工事が完了（1月10日）
- 駐輪場の利用ルール違反について、2件の申し出あり
- 大規模修繕積立金の残高: 5,200万円
【今回の審議事項】
- 駐輪場利用規則の改定案について
- 大規模修繕工事の調査業者選定について
議案書は、理事の方々にとって読みやすく、分かりやすい表現でお願いします。
各項目は簡潔にまとめつつ、必要な情報は漏れなく記載してください。このプロンプトを入力すると、ChatGPTは議案書の構成案を作成してくれます。出力された内容を確認し、必要に応じて修正や追加を行います。
臨時理事会の議案書作成
緊急案件や重要事項の審議のために開催される臨時理事会の議案書は、開催の経緯と審議事項を明確に示す必要があります。
プロンプト例:
あなたはマンション管理会社の事務担当者です。
以下の情報をもとに、臨時理事会の議案書を作成してください。
【管理組合情報】
- マンション名: サンライズタワー
- 総戸数: 120戸
- 理事会開催日: 2026年2月20日（木）19:00〜
- 開催場所: 1階集会室
【開催の経緯】
- 地下駐車場の排水管で漏水が発生
- 緊急点検の結果、老朽化による破損が判明
- 応急処置は完了したが、根本的な修繕が必要
- 修繕費用の見積もり: 約350万円
【審議事項】
- 緊急修繕工事の実施承認について
- 修繕積立金からの支出承認について
- 工事業者の選定について
臨時開催の重要性と緊急性が伝わるよう、簡潔かつ明確な表現でお願いします。
理事の方々が状況を正確に理解できるよう、背景説明も含めてください。議案書の表現を改善する
既に作成した議案書の文章表現を改善したい場合にも、ChatGPTが役立ちます。
プロンプト例:
以下の理事会議案書の文章を、より分かりやすく、読みやすい表現に改善してください。
専門用語はできるだけ平易な言葉に置き換えるか、説明を追加してください。
【元の文章】
「共用部電気設備の法定点検を実施したところ、経年劣化による絶縁抵抗値の低下が認められました。
電気事業法に基づく基準値を下回っている箇所があり、早期の改修が望ましい状況です。」
改善後の文章を提示してください。総会資料の作成
通常総会の招集通知・議案書作成
年に1回開催される通常総会の資料は、管理組合の1年間の活動報告と次年度の計画を示す重要な文書です。
プロンプト例:
あなたはマンション管理会社の事務担当者です。
以下の情報をもとに、通常総会の議案書を作成してください。
【管理組合情報】
- マンション名: パークサイドレジデンス
- 総戸数: 60戸
- 総会開催日: 2026年3月30日（日）10:00〜
- 開催場所: 1階集会室
【2025年度の主な活動】
- 管理費・修繕積立金の収納率: 99.2%
- 共用部LED化工事完了（省エネ化）
- 防犯カメラ増設（エントランス・駐車場）
- 管理規約の一部改正（ペット飼育細則の明確化）
- 自治会との合同防災訓練実施
【2026年度の計画】
- 大規模修繕工事の準備（調査・設計）
- 宅配ボックスの増設
- 共用部Wi-Fi導入の検討
- 管理費・修繕積立金の据え置き
【議案】
第1号議案: 2025年度事業報告
第2号議案: 2025年度収支決算報告
第3号議案: 2026年度事業計画案
第4号議案: 2026年度収支予算案
第5号議案: 理事・監事の選任
組合員の方々が1年間の活動を理解しやすく、2026年度の計画に賛同できるよう、
分かりやすく、前向きな表現で作成してください。決議事項の説明文作成
総会で決議が必要な事項について、組合員に分かりやすく説明する文章を作成できます。
プロンプト例:
以下の決議事項について、総会資料に記載する説明文を作成してください。
組合員の方々が賛否を判断できるよう、メリット・デメリット、費用、実施時期などを明記してください。
【決議事項】
宅配ボックスの増設
【背景】
- 現在の宅配ボックス: 20ボックス（戸数の1/3）
- 利用率が高く、常に満杯状態
- 不在時の再配達が多く、組合員から増設の要望あり
【増設案】
- 増設数: 20ボックス（合計40ボックス、全戸数の2/3）
- 設置場所: エントランスホール
- 費用: 約180万円（設置工事費含む）
- 財源: 修繕積立金から支出
- 実施時期: 2026年5月〜6月予定
分かりやすく、客観的な表現でお願いします。総会資料の構成案作成
総会資料全体の構成を検討する際にも、ChatGPTが役立ちます。
プロンプト例:
マンション管理組合の通常総会資料の構成案を作成してください。
【含めるべき項目】
- 招集通知
- 議事次第
- 議案書（事業報告、決算報告、事業計画、予算案など）
- 資料編（収支計算書、財産目録、監査報告書など）
各項目に含めるべき内容と、適切な順序を提案してください。
組合員が理解しやすい構成にしてください。理事会議事録の作成
議事録の構成・文章作成
理事会終了後、速やかに議事録を作成する必要があります。ChatGPTを活用することで、メモや録音内容から、整った議事録を作成できます。
プロンプト例:
あなたはマンション管理会社の事務担当者です。
以下の理事会メモをもとに、正式な議事録を作成してください。
【理事会メモ】
日時: 2026年1月20日（土）14:00〜16:00
場所: 集会室
出席者: 理事5名、監事1名、管理会社担当者2名
議題:
1. 前回議事録確認→承認された
2. 管理費収納状況報告→12月分98.5%、1戸滞納中、督促状送付済み
3. 共用部LED化工事報告→1月10日完了、電気代削減効果は次回報告
4. 駐輪場ルール違反→利用者不明の自転車2台、札掛けして1週間後撤去方針
5. 大規模修繕調査業者選定→3社から見積もり取得、A社に決定（価格と実績）
6. その他→2月の理事会日程を2月15日14時に決定
正式な議事録の形式で、簡潔かつ正確にまとめてください。
決議事項は明確に記載し、次回への持ち越し事項があれば明記してください。議事録の要約作成
長時間の理事会の議事録を、組合員向けに要約する際にも活用できます。
プロンプト例:
以下の理事会議事録を、組合員向けのお知らせ用に要約してください。
決議事項と重要な報告事項を中心に、300字程度でまとめてください。
【議事録（全文）】
（議事録の内容を貼り付け）
組合員が知っておくべき重要事項を漏らさず、分かりやすく簡潔にまとめてください。大規模修繕計画案の作成
大規模修繕の説明資料作成
大規模修繕工事は、マンション管理において最も重要な事業の一つです。組合員に計画を理解してもらうための説明資料作成にChatGPTが役立ちます。
プロンプト例:
あなたはマンション管理会社の事務担当者です。
大規模修繕工事の計画を組合員に説明する資料を作成してください。
【マンション情報】
- 築年数: 14年
- 総戸数: 80戸
- 前回大規模修繕: 実施なし（初回）
【修繕内容】
- 外壁塗装・タイル補修
- 屋上防水工事
- 鉄部塗装（階段手すり、バルコニーなど）
- 共用部床の補修
- 給排水管の更新（一部）
【スケジュール】
- 2026年4月〜6月: 調査・設計
- 2026年7月〜9月: 業者選定
- 2026年10月: 臨時総会で承認
- 2027年4月〜10月: 工事実施
【費用】
- 概算費用: 約8,000万円
- 現在の修繕積立金: 5,200万円
- 不足分: 約2,800万円
- 不足分の調達方法: 一時金徴収または金融機関借入
組合員が大規模修繕の必要性と計画内容を理解できるよう、
専門用語は分かりやすく説明し、視覚的に理解しやすい構成で作成してください。修繕項目の優先順位付け
限られた予算の中で、どの修繕を優先すべきか検討する際にも活用できます。
プロンプト例:
以下の修繕項目について、優先順位を付ける際の判断基準を整理してください。
【修繕項目】
1. 外壁塗装（劣化によるひび割れあり）
2. 屋上防水（一部漏水の報告あり）
3. エレベーター更新（築14年、まだ故障なし）
4. 給水管更新（一部錆による水質悪化の報告あり）
5. 駐車場舗装（ひび割れ、段差あり）
各項目について、緊急度、安全性、費用対効果の観点から優先順位付けの考え方を提案してください。管理規約改正案の作成
規約改正の提案文作成
管理規約の改正が必要になった際、理事会や総会で提案する文書を作成できます。
プロンプト例:
あなたはマンション管理会社の事務担当者です。
管理規約の改正提案書を作成してください。
【改正の背景】
- 近年、民泊利用を目的とした部屋の賃貸が増加
- 不特定多数の出入りによる防犯上の懸念
- 騒音やゴミ出しルール違反などのトラブル発生
- 国土交通省の標準管理規約改正（民泊禁止の明記推奨）
【改正内容】
現行規約: 特に規定なし
改正案: 「区分所有者は、その専有部分を住宅宿泊事業法に規定する住宅宿泊事業、
旅館業法に規定する旅館業その他の不特定多数の者を宿泊させる事業の用に供してはならない。」
【期待される効果】
- 民泊利用の防止による居住環境の保全
- 防犯性の向上
- トラブルの未然防止
組合員が改正の必要性を理解し、賛成できるよう、分かりやすく説得力のある文章で作成してください。
反対意見への配慮も含めてください。規約改正の新旧対照表作成
改正内容を分かりやすく示すための新旧対照表の説明文を作成できます。
プロンプト例:
管理規約の改正について、新旧対照表に添付する説明文を作成してください。
【改正箇所】
第○条（専有部分の用途）の追加
【改正理由】
民泊利用の禁止を明確にするため
組合員が一目で改正内容を理解できるよう、簡潔に説明してください。予算案・決算報告書の作成
予算案の説明文作成
次年度の予算案を組合員に説明する文書を作成できます。
プロンプト例:
以下の予算案について、総会資料に記載する説明文を作成してください。
【2026年度 収支予算案】
収入の部:
- 管理費収入: 1,920万円（月額16,000円×80戸×12ヶ月）
- 駐車場使用料収入: 240万円（月額20,000円×10台×12ヶ月）
- その他収入: 20万円
合計: 2,180万円
支出の部:
- 管理委託費: 1,200万円
- 共用部光熱水費: 360万円
- 損害保険料: 80万円
- 植栽管理費: 120万円
- 清掃費: 240万円
- その他: 180万円
合計: 2,180万円
【前年度からの主な変更点】
- 共用部LED化により光熱水費を月額5万円削減（年間60万円削減）
- 植栽管理業者の見直しにより年間24万円削減
- 削減分を損害保険料の増額分に充当（保険料改定）
前年度との比較を含め、組合員が予算案を理解しやすい説明文を作成してください。決算報告の説明文作成
年度末の決算報告を分かりやすく説明する文書を作成できます。
プロンプト例:
以下の決算報告について、総会資料に記載する説明文を作成してください。
【2025年度 収支決算】
収入の部:
- 予算: 2,200万円
- 決算: 2,180万円（予算比 -20万円）
- 主な減少要因: 駐車場1台空き（3ヶ月間）
支出の部:
- 予算: 2,200万円
- 決算: 2,050万円（予算比 -150万円）
- 主な減少要因: LED化による光熱水費削減、設備修繕費の減少
次期繰越金: 130万円（前年比 +130万円）
【特記事項】
- 管理費収納率: 99.2%（1戸一時的な滞納があったが、年度内に解消）
- 予定外の修繕: 駐輪場屋根補修（台風被害）30万円
組合員が1年間の収支を理解し、管理組合の健全な運営を確認できるよう、
分かりやすく前向きな表現で説明してください。組合員向けお知らせ文書の作成
工事のお知らせ作成
共用部の工事や点検を実施する際のお知らせ文書を作成できます。
プロンプト例:
以下の工事について、組合員向けのお知らせ文書を作成してください。
【工事内容】
共用部LED照明交換工事
【工事日時】
2026年3月5日（水）〜3月7日（金） 9:00〜17:00
【工事場所】
エントランス、廊下、階段、駐車場
【組合員への影響】
- 工事中、一部照明が消灯します
- 工事車両が敷地内に駐車します（来客用駐車場1台分使用）
- 作業員が共用部を出入りします
- 作業音が発生する可能性があります
【お願い事項】
- 工事区域への立ち入りはご遠慮ください
- 貴重品の管理にご注意ください
組合員が工事内容と影響を理解し、協力してくれるよう、丁寧で分かりやすい表現でお願いします。ルール違反への注意喚起文作成
駐輪場の利用ルール違反など、組合員にマナーを守ってもらうための注意喚起文を作成できます。
プロンプト例:
以下の問題について、組合員向けの注意喚起文書を作成してください。
【問題】
ゴミ出しルール違反
【具体的な状況】
- 収集日以外の日にゴミを出す
- 分別がされていない
- 粗大ゴミを無断で置いていく
- 管理会社が毎回対応している（追加費用発生）
【ルールの再確認】
- 燃えるゴミ: 月・木曜日 8:00まで
- 資源ゴミ: 水曜日 8:00まで
- 粗大ゴミ: 事前に管理会社へ連絡
組合員が気分を害さず、自発的にルールを守ろうと思えるよう、
丁寧だが毅然とした表現でお願いします。理事会・総会での説明資料作成
理事会での口頭説明用資料作成
理事会で議案を説明する際の口頭説明用の台本や要点メモを作成できます。
プロンプト例:
以下の議案について、理事会で口頭説明する際の説明台本を作成してください。
【議案】
大規模修繕工事の調査業者選定
【説明内容】
- 3社から見積もりを取得（A社、B社、C社）
- A社: 220万円（実績豊富、対応迅速）
- B社: 180万円（価格安いが実績少ない）
- C社: 250万円（大手、実績あるが高額）
- 管理会社としてはA社を推奨（価格と実績のバランス）
理事の方々が判断しやすいよう、各社の比較ポイントを明確に説明する台本を作成してください。
説明時間は3分程度を想定しています。総会でのQ&A想定問答集作成
総会で組合員から想定される質問と、その回答案を事前に準備できます。
プロンプト例:
以下の議案について、総会で組合員から想定される質問と回答案を作成してください。
【議案】
管理費の値上げ（月額16,000円→17,000円）
【値上げの理由】
- 管理委託費の増額（人件費上昇）
- 共用部光熱水費の増加（電気代値上げ）
- 損害保険料の増額（保険料改定）
想定される質問を5つ挙げ、それぞれに対する分かりやすい回答案を作成してください。
組合員が納得できるよう、丁寧で説得力のある回答をお願いします。うまくいかないときのチェックリスト
ChatGPTを使って議案書や総会資料を作成する際、思うような結果が得られない場合があります。以下のチェックリストで確認してみましょう。
プロンプトが具体的でない
- 作成したい文書の種類を明示したか（議案書、総会資料、議事録など）
- 対象者を明確にしたか（理事会、総会、組合員など）
- 管理組合の具体的な情報を含めたか（戸数、状況など）
- 含めたい項目や内容を箇条書きで示したか
- 希望する文章の長さやトーンを指定したか
改善例:
悪い例: 「理事会の議案書を作成してください」
良い例: 「総戸数80戸のマンション管理組合の定例理事会議案書を作成してください。前回議事録の承認、管理費収納状況報告、駐輪場ルール改定の審議を含めてください。理事にとって分かりやすい表現でお願いします。」
文章が専門的すぎる、または平易すぎる
- 読み手（理事、組合員）のレベルに合った表現を指定したか
- 専門用語の説明が必要かどうかを指示したか
- 文章のトーン（丁寧、簡潔、説得的など）を指定したか
改善策: 「専門用語はできるだけ平易な言葉に置き換えるか、説明を追加してください」と追記する
構成が分かりにくい
- 文書全体の構成案を先に確認したか
- 各セクションの順序が適切か確認したか
- 見出しや箇条書きを活用しているか
改善策: 「まず構成案を提示してください」と依頼し、構成を確認してから詳細を作成する
情報が不足している、または多すぎる
- 必要な情報をすべて提供したか
- 不要な情報を含めていないか
- 情報の優先順位を示したか
改善策: ChatGPTに「不足している情報があれば質問してください」と伝える
期待した文章量でない
- 希望する文字数や分量を指定したか
- 簡潔さと詳細さのバランスを指示したか
改善策: 「500字程度で」「A4用紙1枚に収まる分量で」などと具体的に指定する
業務で使う際の注意点
ChatGPTは便利なツールですが、マンション管理業務で使用する際には、いくつかの重要な注意点があります。
機密情報を入力しない
ChatGPTに入力した情報は、サービス提供者のサーバーに送信されます。以下のような機密情報は、直接入力しないでください。
入力を避けるべき情報:
- 組合員の個人情報（氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど）
- 管理組合の口座情報、暗証番号
- 具体的な部屋番号と紐付いた滞納情報
- 訴訟や紛争に関する詳細情報
- 未公開の重要決議事項
一般的な状況説明や匿名化した情報であれば問題ありませんが、特定の個人や組合を識別できる情報は含めないよう注意してください。
生成された内容は必ず確認・修正する
ChatGPTの回答は、必ずしも正確とは限りません。特に以下の点に注意が必要です。
確認すべきポイント:
- 法的な正確性: 区分所有法、管理規約、会計基準などに照らして正確か
- 事実関係: 提供した情報が正しく反映されているか
- 表現の適切性: 組合員や理事に誤解を与える表現がないか
- 計算の正確性: 金額、比率、戸数などの数値が正しいか
生成された文章は「たたき台」として活用し、必ず人間が最終確認と修正を行ってください。
最終責任は人間が負う
ChatGPTが生成した文書をそのまま使用して問題が発生した場合、責任を負うのは使用した人間です。AIの回答を鵜呑みにせず、以下のプロセスを踏むことをお勧めします。
推奨プロセス:
- ChatGPTで初稿を作成
- 自分で内容を確認・修正
- 上司や専門家（弁護士、会計士など）にレビューを依頼
- 最終版として使用
社内ルールを確認する
会社によっては、生成AIの使用に関するルールやガイドラインが定められている場合があります。使用前に以下を確認してください。
確認事項:
- 生成AIの業務利用が許可されているか
- 使用できるツールに制限があるか
- 情報セキュリティポリシーに抵触しないか
- 上司への報告や承認が必要か
常に最新情報を公式サイトで確認する
ChatGPTは学習データに基づいて回答を生成するため、最新の法改正や制度変更を反映していない可能性があります。
確認すべき情報源:
- 国土交通省の標準管理規約
- 区分所有法の最新改正
- 会計基準の変更
- 保険制度の改定
重要な判断を行う際は、必ず公式サイトや専門家に確認してください。
※生成AIの機能や料金プランは頻繁に更新されます。最新情報は公式サイトをご確認ください。
まず自分のレベルを診断してみよう
ChatGPTを活用してマンション管理業務の文書作成を効率化する前に、現在の生成AIに関する知識レベルを把握しておくことをお勧めします。
生成AIリテラシー診断では、15問の質問に答えるだけで、あなたの生成AI活用レベルを客観的に測定できます。
診断結果をもとに、どの分野を重点的に学習すべきか、どのツールから始めるべきかが明確になります。無料で利用できますので、ぜひお試しください。
診断のメリット:
- 現在の知識レベルが客観的に分かる
- 苦手分野が明確になる
- 次に学ぶべきことが分かる
- 自分に合った学習方法が見つかる
まとめ
本記事では、マンション管理会社の事務担当者がChatGPTを理事会議案書・総会資料の作成で活用する具体的な方法を解説しました。
主なポイント:
ChatGPTが役立つ業務
- 理事会議案書の作成（定例・臨時）
- 総会資料の作成（招集通知、議案書、説明文）
- 理事会議事録の作成・要約
- 大規模修繕計画案の作成
- 管理規約改正案の作成
- 予算案・決算報告書の説明文作成
- 組合員向けお知らせ文書の作成
効果的に活用するコツ
- プロンプトを具体的に書く（対象者、状況、希望する内容を明示）
- 構成案を先に確認してから詳細を作成する
- 専門用語の説明レベルを指定する
- 生成された内容は必ず確認・修正する
注意すべきポイント
- 機密情報（個人情報、口座情報など）は入力しない
- 法的・会計的な正確性は必ず人間が確認する
- 最終責任は使用者が負うことを理解する
- 社内ルールを確認してから使用する
- 最新情報は公式サイトで確認する
ChatGPTは、文書作成の初稿作成や表現の改善、構成案の検討など、様々な場面で活用できます。一方で、生成された内容をそのまま使用するのではなく、必ず人間が確認・修正し、最終的な責任を持つことが重要です。
まずは簡単な文書から試してみて、徐々に活用範囲を広げていくことをお勧めします。ChatGPTをうまく活用することで、文書作成にかかる時間を大幅に短縮し、より戦略的な業務に時間を使えるようになるでしょう。
最終更新日: 2026年1月31日
執筆者: 生成AIリテラシー診断チーム
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