ChatGPTが話題になって久しいですが、実際に業務で使ってみようと思っても、何から始めればいいのかわからないという声をよく聞きます。「便利らしいけど、自分の仕事には関係ないのでは」「使いこなすには専門知識が必要なのでは」と考えている方も多いかもしれません。
しかし、ChatGPTの業務活用は、特別なスキルや知識がなくても今日から始められます。本記事では、ChatGPTを業務で活用するための基本的な考え方と、明日からすぐに使える具体的な方法を解説します。
ChatGPTで業務効率化できる3つの理由
ChatGPTが業務効率化に有効な理由は、大きく分けて3つあります。
まず第一に、定型的な文章作成を自動化できる点です。ビジネスパーソンの多くは、メール返信や報告書作成など、似たようなパターンの文章を日々作成しています。ChatGPTはこうした定型業務を代行することで、創造的な業務に使える時間を増やしてくれます。
第二に、情報の整理と要約が得意という特徴があります。膨大な資料を読み込んで要点をまとめたり、散らばった情報を構造化して理解しやすくしたりといった作業は、人間が行うと時間がかかりますが、ChatGPTなら数秒で完了します。
第三に、アイデア出しのパートナーとして機能する点です。企画書の構成案を考えたり、プレゼンテーションのタイトル候補を複数提案してもらったりと、思考の壁打ち相手として活用できます。人間の思考を補完する存在として、クリエイティブな業務をサポートしてくれます。
ただし、ChatGPTは万能ではありません。生成される内容には事実と異なる情報が含まれる可能性があり、最終的な確認は人間が行う必要があります。また、機密情報の取り扱いには十分な注意が必要です。これらの注意点を理解した上で活用すれば、業務効率は大きく向上します。
ChatGPTの基本的な使い方
ChatGPTを業務で活用するための基本的な考え方を理解しておきましょう。
対話形式で指示を出す
ChatGPTは、人間と会話するように指示を出すだけで動作します。プログラミングの知識や特別な操作は不要です。「〇〇について教えて」「△△を□□の形式でまとめて」といった自然な言葉で指示を出せば、それに応じた回答が返ってきます。
重要なのは、指示を具体的にすることです。漠然とした依頼では漠然とした回答しか得られません。たとえば「メールを書いて」ではなく、「取引先への会議日程調整のメールを、来週火曜日の午後を候補として、丁寧な文面で作成して」と具体的に伝えることで、より実用的な結果が得られます。
段階的に精度を上げる
最初の回答が期待通りでなくても、対話を重ねることで精度を上げられます。「もう少し丁寧な表現にして」「専門用語を減らして」「箇条書きではなく文章形式で」といった追加指示を出すことで、理想的な形に近づけていけます。
この対話による調整プロセスこそが、ChatGPTの大きな特徴です。従来のソフトウェアのように一発で完璧な結果を求めるのではなく、やり取りを通じて徐々に完成度を高めていくという考え方が重要です。
役割を設定する
ChatGPTに特定の役割を与えることで、回答の質が向上します。「あなたは経験豊富な営業マネジャーです」「あなたは技術文書のライターです」といった前提を与えることで、その視点に立った回答が得られます。
この手法は、専門的な内容を扱う際に特に有効です。自社の業界や職種に合わせた役割設定をすることで、より実務に即した回答が期待できます。
業務での具体的な活用場面
ここからは、実際の業務でChatGPTをどのように活用できるか、具体的な場面ごとに見ていきます。
メール作成と返信
ビジネスメールの作成は、ChatGPTが最も得意とする領域の一つです。取引先への挨拶、会議の日程調整、資料送付の連絡など、定型的でありながら個別対応が必要なメール作成を効率化できます。
たとえば、初めて取引する企業への挨拶メールを作成する場合、以下のような指示が効果的です。
新規取引先への初回メールを作成してください。
相手は大手メーカーの購買担当者で、先日の展示会で名刺交換をしました。
自社のサービス概要を簡潔に紹介し、訪問の機会をいただきたい旨を丁寧に伝える内容でお願いします。
文面はフォーマルで、400文字程度にまとめてください。このように状況と目的を明確に伝えることで、そのまま使える品質のメールが作成されます。もちろん、社名や担当者名など固有の情報は自分で追加する必要がありますが、文章の骨格は完成しているため、大幅な時間短縮になります。
社内向けのメールでも同様に活用できます。上司への報告メールや、チームメンバーへの依頼メールなど、用途に応じて文体を調整しながら作成できます。
議事録と報告書の作成
会議後の議事録作成は、時間がかかる上に後回しにしがちな業務です。ChatGPTを使えば、会議中のメモを整理して、読みやすい議事録に仕上げることができます。
会議中に箇条書きでメモを取っておき、それをChatGPTに渡して整形してもらうという使い方が効果的です。以下のような指示が考えられます。
以下の会議メモを、正式な議事録の形式に整えてください。
【メモ内容】
・新商品の販売計画について
・ターゲットは30代女性
・価格帯は3000円〜5000円で検討
・発売時期は来年4月を予定
・山田さんからパッケージデザイン案の提出は1月末まで
・鈴木さんが販促資料を作成する
【出力形式】
日時、参加者、議題、決定事項、今後のアクション（担当者と期限を含む）の順で整理してください。このように依頼すれば、断片的なメモが体系的な議事録に生まれ変わります。情報の抜け漏れがないか確認し、必要に応じて追加修正を加えれば完成です。
週次報告や月次報告などの定期報告書も同様に、データや実績の箇条書きを文章化してもらうことで、報告書作成の時間を大幅に短縮できます。
資料作成とプレゼンテーション準備
企画書やプレゼンテーション資料の作成では、構成を考える段階でChatGPTが役立ちます。いきなり完璧な資料を作ろうとするのではなく、まず骨組みを作ってもらい、それをベースに肉付けしていくというアプローチが効率的です。
たとえば、新規プロジェクトの提案書を作成する場合、以下のように依頼できます。
社内向けの新規プロジェクト提案書の構成案を作成してください。
プロジェクト概要：
社内業務のデジタル化推進プロジェクト。紙ベースの承認フローをワークフローシステムに移行し、業務効率を改善する。
提案書で伝えたい内容：
・現状の課題（時間がかかる、進捗が見えにくい）
・解決策（ワークフローシステムの導入）
・期待される効果（時間短縮、可視化）
・実施スケジュール
・必要予算
経営層向けなので、費用対効果を重視した構成にしてください。このような依頼で、提案書の目次や各章で触れるべき内容の概要が提示されます。これをたたき台として、具体的なデータや事例を加えていけば、説得力のある提案書が完成します。
プレゼンテーションのタイトルやキャッチコピーを考える際も、複数の候補を提案してもらえます。自分では思いつかなかった表現が得られることも多く、創造性を刺激してくれます。
情報収集と要約
業務で必要な情報を集める際、ChatGPTは強力なアシスタントになります。ただし、ChatGPTは2023年10月までの情報しか持っていないため、最新情報については自分で調べる必要があります。
むしろChatGPTの強みは、一般的な知識や業界の基礎情報を素早く理解する点にあります。新しい分野について学ぶ必要がある場合、まずChatGPTに概要を聞いてから、詳細を専門資料で確認するという流れが効率的です。
また、長文の要約も得意です。社内で共有された長いレポートや、業界ニュースの記事などを要約してもらうことで、短時間で要点を把握できます。
以下の記事を300文字程度で要約してください。
特に、業務への影響という観点で重要なポイントを強調してください。
【記事内容をここに貼り付け】このように依頼することで、自分の業務に関連する部分を重点的に抽出した要約が得られます。
アイデア出しとブレインストーミング
新しい企画を考える際、一人で考え込むよりも、ChatGPTと対話しながらアイデアを広げていく方が効率的です。ChatGPTは、人間では思いつかない角度からの提案をしてくれることがあります。
たとえば、社内イベントの企画を考えている場合、以下のように相談できます。
社内の交流を深めるためのイベントアイデアを5つ提案してください。
条件：
・参加者は30名程度
・予算は10万円以内
・オンラインでも参加可能な形式
・業務時間内に実施このような依頼で、具体的なイベント案が複数提示されます。その中から気に入ったものを選び、さらに詳細を詰めていくことができます。
ブレインストーミングのパートナーとして、思考の幅を広げるために活用するという姿勢が重要です。
ChatGPT活用で注意すべきポイント
業務でChatGPTを活用する際には、いくつか注意すべき点があります。
事実確認は必ず行う
ChatGPTは、もっともらしい文章を生成しますが、内容が事実とは限りません。特に、統計データや固有名詞、日付などは誤っている可能性があります。業務で使用する前に、必ず事実確認を行ってください。
特に、社外に出す資料やメールに使用する場合は、念入りなチェックが必要です。社内資料であっても、意思決定に関わる重要な情報は、別途裏付けを取ることをお勧めします。
機密情報の入力は避ける
ChatGPTに入力した情報は、サービス提供者のサーバーに送信されます。顧客情報、未発表の事業計画、社外秘の技術情報など、機密性の高い情報を直接入力することは避けてください。
もし機密情報を含む文書の作成が必要な場合は、情報を一般化したり、仮の名称に置き換えたりして使用します。たとえば、実際の顧客名ではなく「A社」「取引先企業」といった表現を使い、後から実際の情報に置き換えるという方法が安全です。
企業によっては、ChatGPTの業務利用について独自のガイドラインを設けている場合もあります。自社の規定を確認してから使用してください。
最終的な判断は人間が行う
ChatGPTは強力なツールですが、最終的な判断は人間が行う必要があります。生成された文章が状況に適しているか、表現が適切か、ニュアンスが正しいかといった点は、人間の目で確認してください。
特に、取引先とのやり取りや重要な社内文書では、生成された内容をそのまま使うのではなく、必ず自分の言葉で調整することをお勧めします。ChatGPTはあくまで下書きや叩き台を作るツールであり、完成品を作るツールではないという認識が大切です。
継続的な学習が重要
ChatGPTの使い方は、実際に使いながら学んでいくものです。最初はうまく使えなくても、試行錯誤を重ねることで、自分の業務に合った効果的な使い方が見えてきます。
どのような指示の出し方が良い結果につながるか、どの業務で特に効果が高いかといった知見は、実践を通じて蓄積されていきます。同僚と使い方を共有したり、効果的だったプロンプトをメモしておいたりすることで、組織全体のスキルを向上させることができます。
まず自分のレベルを診断してみる
ChatGPTの業務活用を始める前に、現在の生成AIに関する知識レベルを把握しておくことをお勧めします。
生成AIリテラシー診断では、15問の質問に答えるだけで、あなたの生成AI活用レベルを客観的に測定できます。診断結果に基づいて、どの分野の知識を強化すべきか、どのような学習リソースが適しているかといった情報が得られます。
診断は約10分で完了し、無料で利用できます。定期的に診断を受けることで、自身の成長を確認することもできます。
まとめ
ChatGPTの業務活用は、特別なスキルがなくても今日から始められます。メール作成、議事録整理、資料の構成案作成など、日常業務のさまざまな場面で活用できます。
重要なのは、完璧を求めすぎないことです。最初から理想的な結果を期待するのではなく、対話を重ねながら精度を上げていくという姿勢で取り組んでください。また、生成された内容の事実確認や、機密情報の取り扱いには十分注意が必要です。
まずは自分の業務の中で、最も時間がかかっている作業や、定型的な作業から試してみてください。小さな成功体験を積み重ねることで、ChatGPTを効果的に活用できるようになります。
業務効率化の第一歩として、今日からChatGPTを使い始めてみませんか。
最終更新日: 2025年12月20日
執筆者: 生成AIリテラシー診断チーム
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