「リーシング資料の作成に時間がかかる…」「月次PMレポートの作成が大変…」「テナント対応の文書作成で悩む…」
こんな悩みを抱えているプロパティマネジメント（PM）会社の担当者の方は少なくないのではないでしょうか。
プロパティマネジメント業務では、リーシング関連の資料作成、収支管理レポート、テナント対応文書、工事管理資料など、多岐にわたる文書作成業務が日常的に発生します。これらの業務は、正確性が求められるとともに、投資家やテナントにわかりやすく伝える表現力も必要とされます。
ChatGPTなどの生成AIを活用することで、資料作成の初稿時間を大幅に短縮したり、状況に応じた適切な表現を見つけたり、データ分析の補助を行ったりすることが可能になります。本記事では、PM会社の担当者がChatGPTを業務で活用するための具体的な方法を、すぐに使えるプロンプト例とともに詳しく解説します。
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目次
PM業務でChatGPTが役立つ理由
多様な関係者への報告資料作成が求められる
プロパティマネジメント業務では、投資家、オーナー、テナント、工事業者など、様々な立場の関係者に向けた資料を作成する必要があります。ChatGPTを活用することで、同じ内容でも相手に応じた表現や構成に調整した資料を短時間で作成できます。
投資家向けには数値分析と将来予測を重視した専門的な表現が求められる一方、テナント向けには平易でわかりやすい表現が必要です。ChatGPTは、対象者に応じた適切なトーンと内容の文書を効率的に生成できます。
データ分析と文章化の両方が必要
PM業務では、収支データの分析、市場調査の整理、稼働率の推移分析など、数値データを扱う作業が多く発生します。これらのデータを投資家やオーナーにわかりやすく説明する文章にまとめる作業は、時間と労力がかかります。
ChatGPTは、数値データを提供すれば、その傾向分析や要点の整理、わかりやすい文章への変換を支援してくれます。データの読み取りと文章化の作業時間を大幅に短縮できます。
定型的な業務が繰り返し発生する
月次レポート、四半期報告、年次報告など、定期的に同じ形式の資料を作成する業務が多いのがPM業務の特徴です。ChatGPTは、過去の資料構成を参考にしながら、最新のデータを反映した資料を短時間で作成できるため、定型業務の効率化に大きく貢献します。
専門用語と平易な説明の使い分けが必要
NOI、キャップレート、稼働率、共益費、原状回復など、不動産やPM業務には専門用語が多く存在します。これらを相手の理解度に応じて適切に説明する必要があります。ChatGPTは、専門用語を平易な言葉で説明したり、逆に正式な専門用語で表現したりする作業をサポートします。
ChatGPTの基本的な使い方
PM業務でChatGPTを活用する前に、基本的な使い方を押さえておきましょう。
アカウント作成
ChatGPTは無料で利用を始められます。
- 公式サイト: https://openai.com/chatgpt
※機能や制限は頻繁に更新されます。最新情報は公式サイトをご確認ください。
無料版でも基本的な機能は十分に使えますが、業務で本格的に活用する場合は有料版（月額20ドル程度〜）を検討してもよいでしょう。有料版では、応答速度が速く、利用回数の制限が緩和され、長文の処理能力も向上します。
効果的なプロンプトの書き方
PM業務でChatGPTを活用する際のプロンプトのコツを紹介します。
- 役割を設定する: 「あなたは経験豊富なプロパティマネージャーです」と前置き
- 具体的な情報を提供する: 物件情報、データ、状況など
- 出力形式を指定する: 報告書形式、箇条書き、表形式など
- 対象読者を明示する: 投資家向け、テナント向け、社内用など
- 機密情報は伏せる: 実際の企業名や個人名は「〇〇社」「テナントA」などに置き換える
ChatGPTを使う際の基本姿勢
ChatGPTは「文書作成の補助ツール」として活用し、生成された内容は必ず人間が確認・修正することが重要です。特に以下の点に注意してください。
- 数値計算の結果は必ず検算する
- 法的な内容は専門家に確認する
- 固有名詞や日付は必ず事実確認する
- 機密情報は入力しない
リーシング関連業務の効率化
賃貸市場調査・競合物件分析
リーシング戦略を立てる際には、周辺の賃貸市場動向や競合物件の分析が欠かせません。ChatGPTは、収集した情報の整理や分析レポートの作成を効率化できます。
プロンプト例:
あなたは経験豊富なプロパティマネージャーです。
以下の競合物件情報をもとに、当物件のリーシング戦略を検討するための分析レポートを作成してください。
当物件情報:
- 所在地: 〇〇駅徒歩5分
- 築年数: 築8年
- 面積: 1フロア200坪
- 現在の賃料: 坪単価15,000円
- 空室状況: 3フロア空室（計600坪）
競合物件A:
- 所在地: 〇〇駅徒歩3分
- 築年数: 築5年
- 賃料: 坪単価17,000円
- 稼働率: 95%
競合物件B:
- 所在地: 〇〇駅徒歩7分
- 築年数: 築12年
- 賃料: 坪単価13,000円
- 稼働率: 80%
分析してほしい観点:
1. 当物件の競争力（立地、築年数、賃料の観点）
2. 適正賃料の推定範囲
3. リーシング戦略の提案（賃料設定、訴求ポイントなど）
対象読者: オーナー向け
文書形式: 報告書形式で、見出しをつけて800文字程度このプロンプトにより、競合分析の初稿が短時間で作成できます。実際のデータに基づいて分析を行い、必要に応じて市場動向などの追加情報を加えてください。
募集条件設定の資料作成
空室のリーシング募集条件を設定する際、賃料、共益費、契約条件、入居条件などを整理した資料が必要です。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネジメント会社のリーシング担当者です。
以下の情報をもとに、リーシング募集条件の提案資料を作成してください。
物件情報:
- 所在地: 〇〇ビル5階
- 面積: 180坪
- 築年数: 築10年
- 最寄駅: 〇〇駅徒歩5分
- 設備: 個別空調、OAフロア、24時間利用可
現在の賃料設定案:
- 賃料: 坪単価14,000円（月額252万円）
- 共益費: 坪単価3,000円（月額54万円）
- 敷金: 賃料6ヶ月分
- 契約期間: 2年（普通借家契約）
募集対象: IT企業、コンサルティング企業など
以下の項目を含めた提案資料を作成してください:
1. 物件の特徴とアピールポイント
2. 募集条件の詳細
3. 想定されるターゲット企業像
4. フリーレント等のインセンティブ案
対象読者: オーナー向け
形式: プレゼン資料の構成案として、各スライドのタイトルと内容を箇条書きで提示テナント候補企業のリスト作成
効率的なリーシング活動には、物件特性に合ったテナント候補企業のリストアップが重要です。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネジメント会社のリーシング担当者です。
以下の物件特性に適したテナント候補企業の業種・特徴をリストアップしてください。
物件特性:
- 所在地: 〇〇駅前の中規模オフィスビル
- 面積: 1フロア150坪
- 特徴: 採光良好、天井高3m、会議室多数
- 周辺環境: 飲食店充実、銀行・郵便局近い
- 賃料水準: 坪単価15,000円（周辺相場より若干高め）
以下の観点でテナント候補を整理してください:
1. 適した業種・業態（5つ以上）
2. 各業種がこの物件を選ぶ理由
3. アプローチ方法の提案
4. 優先順位（A、B、Cランク）
形式: 表形式で整理このプロンプトで、リーシング戦略の方向性を素早く整理できます。実際のリスト作成時には、具体的な企業名をリサーチして追加してください。
内覧対応のスケジュール調整
複数のテナント候補との内覧調整を効率的に行うための文書作成にも活用できます。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネジメント会社のスタッフです。
以下の情報をもとに、テナント候補企業への内覧案内メールを作成してください。
内覧対象物件:
- 物件名: 〇〇ビル
- 所在地: 〇〇市〇〇区〇〇
- 内覧対象: 6階フロア（200坪）
相手先: △△株式会社 施設管理部 ××様
提案する内覧候補日時:
- 第1希望: 〇月〇日（水）14:00〜15:00
- 第2希望: 〇月〇日（金）10:00〜11:00
- 第3希望: 〇月〇日（月）15:00〜16:00
伝える内容:
1. 内覧候補日時の提案
2. 集合場所と駐車場の有無
3. 所要時間（約60分）
4. 当日の流れ（物件見学→質疑応答→条件説明）
5. 持参いただきたいもの（特になし）
トーン: ビジネスライクだが親切で丁寧
文字数: 400文字程度賃貸借契約書の作成・審査
賃貸借契約書の作成や内容確認において、ChatGPTは特約条項の文例作成や契約内容のチェックリスト作成に活用できます。
プロンプト例:
あなたは不動産の法務に詳しいプロパティマネージャーです。
以下の状況に応じた賃貸借契約の特約条項案を作成してください。
物件: オフィスビル（事業用）
テナント業種: 飲食店（テイクアウト専門店）
懸念事項:
- 店舗前の共用部を商品陳列に使いたいとの要望
- 営業時間が早朝から深夜まで
- 厨房設備の設置による床荷重の増加
作成してほしい特約条項:
1. 共用部使用に関する条項
2. 営業時間に関する条項
3. 設備工事の事前承認に関する条項
4. 原状回復の範囲に関する条項
形式: 契約書に記載する条項文として、条文形式で作成
注意: 実際の契約書作成時には必ず法務担当者・弁護士の確認を受けること重要な注意事項: 賃貸借契約書は法的拘束力を持つ重要文書です。ChatGPTで作成した条項案は、必ず法務担当者や弁護士の確認を受けてください。AIが生成した文章をそのまま使用することは避け、専門家のチェックを経て正確性を担保する必要があります。
収支管理・レポーティング業務の効率化
月次PMレポートの作成
毎月のPMレポート作成は、PM業務の中でも特に時間を要する作業です。ChatGPTは、データから報告文書を作成する作業を効率化できます。
プロンプト例:
あなたは経験豊富なプロパティマネージャーです。
以下の月次データをもとに、オーナー向けの月次報告書の本文を作成してください。
物件名: 〇〇ビル
報告月: 2026年1月
【稼働状況】
- 総賃貸可能面積: 2,000坪
- 賃貸面積: 1,800坪
- 稼働率: 90%（前月: 88%）
【収入】
- 賃料収入: 2,700万円（前月比+100万円）
- 共益費収入: 600万円（前月と同額）
- 駐車場収入: 50万円（前月と同額）
【支出】
- 建物管理費: 300万円
- 水道光熱費: 200万円
- 修繕費: 50万円
- その他経費: 50万円
【特記事項】
- 3階テナント（200坪）が新規入居（1/15入居開始）
- 7階共用部トイレの改修工事完了
- 次月は5階の空調設備点検を実施予定
以下の構成で報告書を作成してください:
1. 総括（今月のハイライト）
2. 稼働状況の報告
3. 収支状況の報告
4. 特記事項の詳細
5. 次月の予定
対象読者: オーナー（不動産投資の知識あり）
トーン: 専門的だが分かりやすく
文字数: 800文字程度このプロンプトで、月次レポートの本文初稿を短時間で作成できます。実際のレポートには、グラフや表を追加して視覚的にわかりやすくまとめるとよいでしょう。
キャッシュフロー管理表の作成
キャッシュフロー管理表の説明文や分析コメントの作成に活用できます。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネジメント会社の財務担当者です。
以下のキャッシュフロー実績データをもとに、投資家向けの分析コメントを作成してください。
対象物件: 〇〇ビル
期間: 2025年度（1月〜12月）
【年間キャッシュフロー】
- 総収入: 3億6,000万円
- 運営経費: 9,000万円
- NOI: 2億7,000万円
- ローン返済: 1億5,000万円
- 税引前キャッシュフロー: 1億2,000万円
【前年比較】
- 総収入: +5%（稼働率改善による）
- 運営経費: +3%（光熱費上昇）
- NOI: +6%
- キャッシュフロー: +8%
【分析ポイント】
- 稼働率が85%から90%に改善
- 新規テナントの賃料単価が既存より10%高い
- 光熱費の上昇が懸念材料
以下の構成で分析コメントを作成してください:
1. 年間実績のサマリー
2. 前年対比の評価
3. 改善点と課題
4. 次年度の見通し
対象読者: 投資家（専門的な説明を好む）
文字数: 600文字程度予算実績対比表の作成
予算実績対比表の分析コメントや、差異が発生した理由の説明文作成に活用できます。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネージャーです。
以下の予算実績対比データをもとに、差異分析レポートを作成してください。
対象: 2026年1月度 収支
物件: 〇〇ビル
【収入】
項目 | 予算 | 実績 | 差異
賃料収入 | 2,600万円 | 2,700万円 | +100万円
共益費収入 | 600万円 | 600万円 | ±0
駐車場収入 | 50万円 | 45万円 | -5万円
【支出】
項目 | 予算 | 実績 | 差異
建物管理費 | 300万円 | 300万円 | ±0
水道光熱費 | 180万円 | 200万円 | +20万円
修繕費 | 50万円 | 50万円 | ±0
【差異の主な要因】
- 賃料収入増: 3階新規テナント入居が予定より早まった
- 駐車場収入減: 1台解約あり
- 光熱費増: 寒波により暖房使用量が増加
以下の形式で分析レポートを作成してください:
1. 収支の総括（予算達成度）
2. プラス差異の要因と評価
3. マイナス差異の要因と対策
4. 次月への影響見通し
対象読者: オーナー向け
文字数: 500文字程度NOI（営業純収益）計算
NOI計算の補助や、NOIの説明文書作成に活用できます。
プロンプト例:
あなたは不動産投資に詳しいプロパティマネージャーです。
以下のデータをもとに、NOI（営業純収益）を計算し、投資家向けの説明資料を作成してください。
物件: 〇〇ビル
年間データ（2025年）
【収入】
- 賃料収入: 3億円
- 共益費収入: 6,000万円
- 駐車場収入: 600万円
- その他収入: 400万円
【運営経費】
- 建物管理費: 3,600万円
- 水道光熱費: 2,400万円
- 修繕費: 1,200万円
- 保険料: 600万円
- 固定資産税: 1,200万円
- その他経費: 600万円
作成してほしい内容:
1. NOIの計算結果
2. NOIの意味と重要性の説明（初心者にもわかる表現で）
3. この物件のNOIの評価（同規模ビルの一般的なNOI率と比較）
4. NOI向上のための施策案
対象読者: 不動産投資初心者の投資家
文字数: 800文字程度注意: ChatGPTは数値計算において誤りを生じる可能性があります。計算結果は必ず人間が検算し、正確性を確認してください。
投資家向け報告資料の作成
四半期レポートや年次レポートなど、投資家向けの報告資料作成を効率化できます。
プロンプト例:
あなたは機関投資家向けのプロパティマネジメントを専門とするマネージャーです。
以下の情報をもとに、四半期レポートのエグゼクティブサマリーを作成してください。
対象: 2025年Q4（10月〜12月）
物件: 〇〇ビル
【主要指標】
- 平均稼働率: 92%（前期: 88%）
- NOI: 8,100万円（前期: 7,500万円）
- 賃料単価: 坪15,500円（前期: 15,000円）
- テナント数: 12社（前期: 11社）
【主要トピックス】
- 大手IT企業が新規入居（4階、200坪）
- 既存テナント2社が増床希望を表明
- エレベーター更新工事完了
- エネルギー効率化により光熱費10%削減
【市場環境】
- 〇〇エリアの空室率: 8%（改善傾向）
- 平均賃料: 坪14,800円（横ばい）
【次期見通し】
- 6階空室（150坪）のリーシング活動中
- 大規模修繕計画を策定予定
以下の構成でエグゼクティブサマリーを作成してください:
1. 四半期のハイライト（3点）
2. 業績サマリー
3. 戦略的施策の進捗
4. 市場環境の分析
5. 次期の重点課題
対象読者: 機関投資家（専門的・数値重視）
トーン: プロフェッショナルで簡潔
文字数: 1,000文字程度テナント対応業務の効率化
テナントからの要望・クレーム対応記録
テナント対応の記録作成や、対応方針の整理に活用できます。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネジメント会社のテナント対応担当者です。
以下のテナントからの要望に対する対応記録を作成してください。
要望元: 5階テナント（IT企業・従業員50名）
受付日: 2026年2月5日
要望内容:
- 会議室が不足しているため、共用スペースに会議ブースを設置したい
- 費用はテナント側で負担する
- 原状回復時の撤去も対応可能
現地確認結果:
- 設置希望場所: 5階エレベーターホール横
- サイズ: 幅2m×奥行2m×高さ2.5m
- 固定方法: 床にアンカー固定を希望
検討事項:
- 共用部の使用許可の可否
- 他テナントへの影響
- 防災上の問題
- 美観への影響
以下の構成で対応記録を作成してください:
1. 要望内容のサマリー
2. 現地確認結果
3. 検討すべき論点（箇条書き）
4. 対応方針の提案（承認・条件付き承認・不承認）
5. 次のアクションアイテム
対象読者: 社内の上長・オーナー
文字数: 600文字程度館内ルールの周知文書作成
テナント向けの館内ルール周知文書やお願い文の作成に活用できます。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネジメント会社のスタッフです。
以下の状況に応じた、テナント向けの周知文書を作成してください。
状況:
- 最近、喫煙所以外での喫煙が増えている
- 他のテナントから苦情が寄せられている
- 館内は指定の喫煙所以外は全面禁煙
周知内容:
1. 館内の喫煙ルールの再確認
2. 喫煙所の場所（1階エントランス横、屋上）
3. 違反が確認された場合の対応
4. 協力のお願い
伝えたいメッセージ:
- 厳しく注意するのではなく、協力をお願いする姿勢
- ルール遵守の重要性は明確に伝える
- 他のテナントへの配慮を促す
対象: 全テナント向け
トーン: 丁寧だが明確
形式: A4で1枚に収まる文書
文字数: 400文字程度増床・減床の契約変更手続き
テナントの増床・減床希望に対応する際の提案資料作成に活用できます。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネージャーです。
以下の増床希望に対する提案資料を作成してください。
テナント: 3階入居中のコンサルティング会社
現在の賃貸面積: 150坪（3階の一部）
増床希望: +100坪
希望時期: 3ヶ月後
検討可能なプラン:
プランA: 3階の残り空室100坪を追加（同一フロアで拡張）
プランB: 4階の空室120坪に移転（全面積を4階に集約）
【プランA】
- メリット: 現在のオフィスと同じフロアで利用可能
- デメリット: レイアウトが不整形になる
- 賃料: 坪15,000円（既存と同額）
- 工事費: 間仕切り変更のみ（約200万円）
【プランB】
- メリット: 250坪を効率的にレイアウト可能
- デメリット: 移転コストがかかる
- 賃料: 坪14,500円（面積増加により単価交渉可能）
- 工事費: 内装工事全面（約800万円）
以下の構成で提案資料を作成してください:
1. テナントの増床ニーズの確認
2. プランAとプランBの比較（表形式）
3. 各プランの費用シミュレーション
4. 推奨プランと理由
5. 次のステップ（内覧日程調整など）
対象読者: テナント企業の総務担当者
文字数: 800文字程度賃料増額・減額交渉の資料準備
賃料改定交渉の際の根拠資料や提案文書の作成に活用できます。
プロンプト例:
あなたは不動産の賃料査定に詳しいプロパティマネージャーです。
以下の情報をもとに、テナントへの賃料改定提案資料を作成してください。
対象テナント: 7階入居企業
現在の契約:
- 賃貸面積: 200坪
- 賃料: 坪13,000円（月額260万円）
- 契約開始: 5年前
- 次回更新: 3ヶ月後
賃料改定の根拠:
- 契約時と比較して周辺相場が15%上昇
- 現在の周辺相場: 坪15,000円
- エレベーター更新、共用部リニューアル実施済み
- 物件価値が向上している
提案内容:
- 改定後賃料: 坪14,500円（月額290万円）
- 改定率: +11.5%
- 激変緩和措置: 初年度は坪14,000円、2年目から14,500円
以下の構成で提案資料を作成してください:
1. 賃料改定の背景説明
2. 周辺相場との比較データ（表形式）
3. 物件価値向上の説明
4. 改定後賃料の提案（激変緩和措置を含む）
5. 改定スケジュール
対象読者: テナント企業の経営層
トーン: 客観的なデータに基づき、丁寧に説明
文字数: 800文字程度重要な注意事項: 賃料改定交渉は、テナントとの関係に大きく影響する重要な業務です。ChatGPTで作成した提案資料は、必ず上長や法務担当者の確認を受け、市場データの正確性や法的妥当性を確認してください。
コンストラクション管理業務の効率化
改修工事の企画書作成
ビル改修工事の企画書作成を効率化できます。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネジメント会社の工事管理担当者です。
以下の情報をもとに、オーナー向けの改修工事企画書を作成してください。
工事内容: 共用部トイレの全面改修
対象物件: 〇〇ビル
対象箇所: 各階トイレ（全8フロア）
現状の課題:
- 築20年が経過し、設備が老朽化
- 洋式便器の割合が低い（和式:洋式 = 6:4）
- 照明が暗い
- テナントから改善要望あり
改修内容:
- 全便器を洋式化（温水洗浄便座付き）
- LED照明への交換
- 内装（壁・床）のリニューアル
- 手洗い場の自動水栓化
概算費用: 2,400万円（税込）
工期: 3ヶ月（フロアごとに順次施工）
期待効果:
- テナント満足度の向上
- 省エネ効果（照明のLED化）
- 建物価値の維持・向上
- リーシング時の競争力強化
以下の構成で企画書を作成してください:
1. 改修の背景と目的
2. 現状の課題
3. 改修内容の詳細
4. 費用と工期
5. 期待される効果（定量・定性）
6. 実施スケジュール案
対象読者: オーナー（投資判断を行う）
文字数: 1,000文字程度工事業者の選定・見積比較
複数の工事業者からの見積を比較検討する際の分析資料作成に活用できます。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネジメント会社の工事管理担当者です。
以下の見積情報をもとに、業者選定のための比較分析資料を作成してください。
工事内容: 空調設備更新工事
対象: 3階フロア全体
【A社見積】
- 金額: 1,200万円
- 工期: 2ヶ月
- 保証期間: 5年
- 実績: 同規模ビルでの施工経験豊富
- 特記事項: 既存設備の撤去費用込み
【B社見積】
- 金額: 1,050万円
- 工期: 2.5ヶ月
- 保証期間: 3年
- 実績: 中小規模の施工が中心
- 特記事項: 既存設備撤去は別途見積
【C社見積】
- 金額: 1,300万円
- 工期: 1.5ヶ月
- 保証期間: 7年
- 実績: 大手メーカー系列、信頼性高い
- 特記事項: メンテナンスパック付き
以下の観点で比較分析してください:
1. 価格比較（条件を揃えた実質価格）
2. 工期の評価
3. 保証・アフターサービスの比較
4. 実績・信頼性の評価
5. 総合評価と推奨業者
6. 判断理由
対象読者: オーナー・社内決裁者
形式: 比較表と文章説明
文字数: 800文字程度工程表の管理
工事進捗の報告文書作成や、遅延が発生した場合の説明資料作成に活用できます。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネジメント会社の工事管理担当者です。
以下の工事進捗状況をもとに、週次進捗報告書を作成してください。
工事名: 〇〇ビル外壁改修工事
報告週: 第4週（2026年2月3日〜2月9日）
【今週の実績】
- 北面の足場設置完了（計画通り）
- 下地処理開始（北面2階〜5階）
- 南面の足場設置は悪天候により2日遅延
【来週の予定】
- 北面の下地処理継続（6階〜8階）
- 南面の足場設置完了予定
- 東面の事前調査実施
【課題・リスク】
- 天候不順により南面作業が遅延中
- 予備日で吸収可能だが、今後も天候に注意が必要
- 騒音について3階テナントから問い合わせあり→丁寧に説明済み
【全体進捗】
- 計画に対する進捗率: 30%（計画: 32%）
- 遅延日数: 2日（許容範囲内）
以下の構成で報告書を作成してください:
1. 今週の進捗サマリー
2. 主要な作業内容
3. 課題とその対応
4. 来週の予定
5. 全体工程への影響評価
対象読者: オーナー・テナント向け
トーン: 客観的で正確、問題点も明確に報告
文字数: 600文字程度竣工検査の手配
竣工検査の案内文書や、検査結果報告書の作成に活用できます。
プロンプト例:
あなたはプロパティマネジメント会社の工事管理担当者です。
以下の情報をもとに、竣工検査の案内文書を作成してください。
工事名: 〇〇ビル 共用部改修工事
竣工予定日: 2026年2月28日
竣工検査日時: 2026年3月5日（水）10:00〜12:00
検査場所: 〇〇ビル 1階エントランスホール集合
検査参加者:
- オーナー様
- PM会社（当社）
- 施工業者
- 設計監理者
検査内容:
1. 施工箇所の現地確認（各階巡回）
2. 仕上がり状態の確認
3. 設備動作確認
4. 書類確認（完成図書、保証書など）
5. 手直し事項の確認
持参いただきたいもの:
- 特になし（当社で資料を用意）
その他:
- 所要時間は約2時間を予定
- 手直し事項がある場合は別途日程調整
- 竣工検査終了後、引渡し書類の説明を実施
以下の形式で案内文書を作成してください:
1. 竣工検査実施のご案内（挨拶）
2. 検査日時・場所
3. 参加者
4. 検査の流れ
5. 持参物・留意事項
6. 連絡先
対象読者: オーナー
トーン: 丁寧でビジネスライク
文字数: 500文字程度うまくいかないときのチェックリスト
ChatGPTを使っていて期待通りの結果が得られない場合は、以下の点を確認してみてください。
プロンプトの改善チェックリスト
- 役割設定を明確にしているか（「あなたは〇〇です」）
- 必要な情報を十分に提供しているか
- 出力形式を具体的に指定しているか（文字数、構成、トーンなど）
- 対象読者を明示しているか
- 一度に複数の依頼をしすぎていないか
出力結果の確認チェックリスト
- 数値計算の結果は正確か（必ず検算する）
- 固有名詞や日付などの事実情報は正確か
- 法的に問題のある表現はないか
- 対象読者に適したトーンになっているか
- 専門用語の説明は適切か
追加の指示で改善する
期待通りの結果が得られなかった場合は、以下のように追加で指示を出すことで改善できます。
もっと専門的な表現にしてください
もっと簡潔にまとめてください
箇条書きではなく、文章形式で書いてください
数値の根拠を明確にしてください業務で使う際の注意点
PM業務でChatGPTを活用する際には、以下の点に特に注意してください。
機密情報は入力しない
ChatGPTに入力した情報は、サービス提供者のサーバーに送信されます。以下のような機密情報は直接入力しないでください。
- テナント企業の具体的な社名
- 個人の氏名・連絡先
- 具体的な契約条件の詳細（賃料の具体的金額は「〇〇万円」と伏せる）
- オーナーの個人情報
- 未公開の投資計画
実際の業務で使用する際は、「A社」「テナントB」「〇〇万円」のように抽象化・匿名化してから入力してください。
必ず人間が最終確認する
ChatGPTは非常に便利なツールですが、以下のような誤りを含む可能性があります。
- 数値計算の誤り: NOI計算、収益率計算などは必ず人間が検算する
- 法的な誤り: 契約書や特約条項は必ず法務担当者や弁護士の確認を受ける
- 事実誤認: 市場データや統計数値の正確性を確認する
- 不適切な表現: テナントやオーナーへの文書は、上長の確認を受ける
ファクトチェックを徹底する
ChatGPTが生成した内容のうち、事実に関する情報は必ず公式情報源で確認してください。
- 法令に関する記述は、法令データベースや専門家に確認
- 市場データは、不動産関連の調査会社のレポートで確認
- 統計数値は、出典を明確にする
最終責任は人間にある
ChatGPTはあくまで「業務の補助ツール」です。生成された文書の内容について、最終的な責任を負うのは人間（あなた）です。
特にオーナーへの報告書、投資家向けレポート、テナントへの重要文書など、契約や投資判断に関わる文書は、必ず複数の目で確認し、正確性を担保してください。
社内ルールを確認する
ChatGPTなどの生成AIツールの業務利用について、会社で独自のルールが定められている場合があります。利用を開始する前に、以下の点を確認してください。
- 生成AIの業務利用は許可されているか
- 利用する際の承認プロセスはあるか
- 入力してはいけない情報の範囲は明確か
- 成果物のチェック体制はどうなっているか
まず自分のレベルを診断してみよう
PM業務でChatGPTを効果的に活用するには、生成AIに関する基礎知識を身につけることが大切です。
生成AIリテラシー診断では、15問の質問に答えるだけで、あなたの生成AI活用レベルを客観的に測定できます。
診断結果に基づいて、あなたに最適な学習リソースや実践方法が提案されます。無料で利用できますので、ぜひ一度お試しください。
- 所要時間: 約10分
- 費用: 無料
- 診断内容: 生成AIの基礎知識、活用スキル、リスク管理など
今日からPM業務でChatGPTを活用し、業務効率を大きく改善していきましょう。
まとめ
本記事では、プロパティマネジメント（PM）会社の担当者がChatGPTを業務で活用するための具体的な方法を、実践的なプロンプト例とともに紹介しました。
PM業務でのChatGPT活用の主なメリット
- 資料作成時間の短縮: 月次レポート、提案資料、テナント向け文書の初稿を短時間で作成
- 表現の最適化: 対象読者に応じたトーンや構成の文書を効率的に作成
- データ分析の補助: 収支データの分析コメントや傾向整理を支援
- 定型業務の効率化: 類似する業務の文書作成を大幅に効率化
活用できる主な業務領域
- リーシング関連: 市場調査分析、募集条件資料、テナント候補リスト、契約書作成
- 収支管理・レポーティング: 月次レポート、キャッシュフロー分析、NOI計算、投資家向け報告
- テナント対応: 要望・クレーム対応記録、館内ルール周知、契約変更提案、賃料交渉資料
- コンストラクション管理: 改修工事企画書、業者選定資料、工程管理報告、竣工検査案内
注意すべき重要ポイント
- 機密情報は入力しない（企業名、個人情報、詳細な契約条件など）
- 生成された内容は必ず人間が確認・修正する
- 数値計算、法的内容、事実情報は必ず検証する
- 最終責任は人間にあることを忘れない
ChatGPTは、PM業務を効率化する強力なツールですが、あくまで「業務の補助」として活用することが重要です。正確性の確認と最終判断は必ず人間が行い、品質を担保してください。
本記事で紹介したプロンプト例を参考に、あなたの業務に合わせてカスタマイズしながら、ChatGPTを日々の業務に取り入れてみてください。
最終更新日: 2026年2月6日
執筆者: 生成AIリテラシー診断チーム
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