「採用活動に時間がかかりすぎる…」「評価面談の準備が大変…」「労務関連の問い合わせ対応に追われる…」
こんな悩みを抱えている人事担当者の方は少なくないのではないでしょうか。
人事業務は、採用、育成、評価、労務と幅広く、しかも一つ一つの業務に時間がかかります。ChatGPTなどの生成AIを活用することで、求人票の作成時間を大幅に短縮したり、評価面談の準備を効率化したりすることが可能になります。
本記事では、人事担当者がChatGPTを実務で活用するための具体的な方法を、すぐに使えるプロンプト例とともに詳しく解説します。
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目次
- 人事業務でChatGPTが役立つ理由
- ChatGPTの基本的な使い方
- 採用業務の効率化
- 評価面談・1on1の支援
- 研修・育成業務のサポート
- 労務業務の効率化
- 人事制度設計の支援
- 社内コミュニケーションの改善
- うまくいかないときのチェックリスト
- 業務で使う際の注意点
- まず自分のレベルを診断してみよう
- まとめ
人事業務でChatGPTが役立つ理由
文書作成業務が多い
人事業務では、求人票、評価シート、研修資料、社内通知など、様々な文書を作成します。ChatGPTを活用することで、これらの文書作成時間を大幅に短縮できます。
個別対応が必要
従業員一人ひとりに合わせたフィードバックや、個別の労務相談対応など、パーソナライズされた対応が求められます。ChatGPTは、こうした個別対応の下書き作成を支援してくれます。
知識のアップデートが必要
労働法、社会保険、ハラスメント対策など、人事担当者は常に最新の知識が求められます。ChatGPTを活用することで、基礎知識の確認や、制度設計のアイデア出しを効率化できます。
ChatGPTの基本的な使い方
人事業務でChatGPTを活用する前に、基本的な使い方を押さえておきましょう。
アカウント作成
ChatGPTは無料で利用を始められます。
- 公式サイト: https://openai.com/chatgpt
※機能や制限は頻繁に更新されます。最新情報は公式サイトをご確認ください。
無料版でも基本的な機能は十分に使えますが、業務で本格的に活用する場合は有料版（月額20ドル程度〜）を検討してもよいでしょう。有料版では、応答速度が速く、利用回数の制限が緩和されます。
効果的なプロンプトの書き方
人事業務でChatGPTを活用する際のプロンプトのコツ:
- 役割を設定する: 「あなたは経験豊富な人事担当者です」と前置き
- 具体的な情報を提供する: 業種、従業員規模、対象者の属性など
- 形式を指定する: 箇条書き、表形式、文章など
- トーンを指定する: フォーマル、カジュアル、励ます、厳しめなど
採用業務の効率化
採用業務は人事担当者にとって最も時間がかかる業務の一つです。ChatGPTを活用することで、作業時間を大幅に短縮できます。
求人票の作成
魅力的な求人票をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
あなたは経験豊富な人事担当者です。
以下の条件で求人票を作成してください。
職種: Webマーケティング担当者
業務内容: SEO対策、Web広告運用、アクセス解析、コンテンツ企画
必須スキル: Web広告運用経験2年以上、Google Analytics使用経験
歓迎スキル: SEO知識、コンテンツマーケティング経験
雇用形態: 正社員
勤務地: 東京都渋谷区（リモート可）
想定年収: 400万円〜600万円
求職者に魅力的に映る、具体的でわかりやすい求人票を作成してください。
「仕事の魅力」「求める人物像」「キャリアパス」のセクションも含めてください。面接質問の準備
職種や経験レベルに応じた面接質問をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
中途採用の面接質問リストを作成してください。
職種: 営業職（法人向けSaaS営業）
経験: 営業経験3〜5年
評価したいポイント:
- 営業スキル（ヒアリング、提案力）
- 自己管理能力
- 顧客志向
- 成長意欲
各ポイントについて、具体的な質問を3つずつ作成してください。
また、回答で注目すべきポイントも合わせて記載してください。不採用通知の作成
応募者への不採用通知を、丁寧かつ適切な表現でChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
書類選考の不採用通知メールを作成してください。
条件:
- 応募者への感謝の気持ちを伝える
- 今回は見送りとなった旨を丁寧に伝える
- 今後の活躍を祈る言葉で締める
- 簡潔で、200文字程度
- フォーマルな文体
応募者に不快感を与えず、企業イメージを損なわないよう配慮してください。候補者へのフォローアップ
選考途中の候補者へのフォローアップメールをChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
面接後のフォローアップメールを作成してください。
状況:
- 一次面接が終了
- 次回は二次面接（役員面接）
- 二次面接の日程は1週間後
- 面接官の印象は良好
候補者に対して:
- 一次面接のお礼
- 次回面接の案内
- 準備してもらいたいこと（簡単な自己紹介資料）
- 企業への関心を維持してもらう
丁寧で前向きなトーンで、300文字程度でお願いします。評価面談・1on1の支援
評価面談や1on1は、準備に時間がかかる一方で、従業員の成長に直結する重要な業務です。ChatGPTを活用することで、準備を効率化できます。
評価フィードバックの作成
従業員への評価フィードバックをChatGPTに下書きしてもらえます。
プロンプト例:
従業員への評価フィードバックを作成してください。
対象者: 営業部・入社3年目・25歳
評価期間: 2025年10月〜2026年3月
評価結果: B評価（標準）
強み:
- 顧客対応が丁寧で、クレーム対応も適切
- チームメンバーとの協調性が高い
- 新規顧客開拓に積極的
改善点:
- 目標達成率が85%で、わずかに未達
- 提案書作成のスピードが遅い
- 優先順位付けに課題がある
今後の期待:
- 次期は目標達成を目指してほしい
- 提案書のテンプレート活用でスピードアップ
- タスク管理ツールを使った業務効率化
前向きで建設的なトーンで、本人のモチベーションを高めるフィードバックを400文字程度で作成してください。1on1の議題作成
定期的な1on1の議題をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
月次1on1ミーティングの議題を作成してください。
対象者: エンジニア・入社2年目
前回の1on1での主なトピック:
- 新しいプロジェクトへの参画
- 技術スキルアップの希望（特にフロントエンド）
- ワークライフバランスの相談
今回確認したいこと:
- 新プロジェクトの進捗と課題
- 技術学習の状況
- 現在の業務負荷
- キャリアの方向性
各トピックについて、具体的な質問を2〜3個ずつ用意してください。キャリア開発の提案
従業員のキャリア開発プランをChatGPTと一緒に考えられます。
プロンプト例:
従業員のキャリア開発プランを提案してください。
現状:
- 営業職・入社5年目・30歳
- 現在はプレイヤーとして活躍
- マネジメントに興味がある
- リーダーシップ研修は未受講
本人の希望:
- 将来的にはチームリーダーになりたい
- まずは後輩指導から始めたい
今後1〜2年でできるキャリアステップを、具体的なアクションプランとともに提案してください。
- 短期（3ヶ月）
- 中期（6ヶ月）
- 長期（1年）
各期間で取り組むべきことと、期待される成長を記載してください。研修・育成業務のサポート
研修資料の作成や、育成プランの立案にChatGPTを活用できます。
研修資料の作成
新入社員研修や階層別研修の資料をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
新入社員向けの「ビジネスマナー研修」資料を作成してください。
対象: 新卒入社の社会人1年目
時間: 90分
目的: 基本的なビジネスマナーを身につける
含めるトピック:
- 挨拶・言葉遣い
- 名刺交換
- 電話応対
- メールマナー
- 報連相
各トピックについて、重要ポイントと具体例を含めてください。
スライド形式で、1トピックあたり3〜5スライド程度の構成を提案してください。育成計画の立案
新入社員や中途入社者の育成計画をChatGPTに立案してもらえます。
プロンプト例:
新入社員の育成計画を作成してください。
対象: 営業部配属の新卒社員
期間: 入社後3ヶ月
目標: 独り立ちして、担当顧客を持てるようになる
計画に含めること:
- 1ヶ月目: 基礎知識習得
- 2ヶ月目: OJT（先輩同行）
- 3ヶ月目: 独り立ち準備
各月ごとに、具体的な業務内容、習得すべきスキル、評価ポイントを記載してください。
表形式で見やすくまとめてください。研修後のフォローアップ
研修後のフォローアップメールをChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
研修後のフォローアップメールを作成してください。
研修名: 「効果的なプレゼンテーション研修」
受講者: 営業部・企画部の中堅社員20名
研修内容: プレゼン構成、資料作成、話し方のコツ
メールに含めること:
- 研修参加への感謝
- 研修の要点の振り返り（3〜5項目）
- 実務での活用を促す言葉
- 質問がある場合の連絡先
前向きで励ますトーンで、300文字程度で作成してください。労務業務の効率化
労務業務は、法律や制度の知識が必要で、従業員からの問い合わせ対応も多い分野です。ChatGPTを活用することで、業務を効率化できます。
就業規則のFAQ作成
従業員からよく聞かれる就業規則の質問と回答をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
就業規則に関するFAQを作成してください。
対象: 従業員全般
よくある質問のカテゴリ:
- 勤務時間・休憩時間
- 有給休暇
- 育児・介護休業
- 副業・兼業
- 退職手続き
各カテゴリについて、よくある質問を3つずつ作成し、わかりやすく回答してください。
回答は、従業員が理解しやすい平易な言葉で、100文字程度で簡潔にまとめてください。労務手続きのチェックリスト
入社・退社時の労務手続きチェックリストをChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
中途入社者の労務手続きチェックリストを作成してください。
チェックリストに含めること:
- 入社前に準備すべき書類
- 入社日当日に行うこと
- 入社後1週間以内に行うこと
- 入社後1ヶ月以内に行うこと
各項目について、具体的な手続き内容と注意点を記載してください。
チェックボックス形式で、担当者が使いやすい形式でお願いします。労務関連の通知文作成
制度変更や手続きに関する社内通知をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
社内通知文を作成してください。
件名: 2026年度有給休暇の取得促進について
内容:
- 有給休暇の計画的取得を促進したい
- 年次5日以上の取得が法律で義務付けられている
- 上期中に最低3日は取得してほしい
- 取得予定は上司と相談の上、1ヶ月前までに申請
従業員に分かりやすく、前向きに取り組んでもらえるトーンで、300文字程度で作成してください。人事制度設計の支援
人事制度の見直しや新制度の導入時に、ChatGPTを活用してアイデアを出したり、ドラフトを作成したりできます。
評価制度の設計
評価制度の骨子をChatGPTと一緒に考えられます。
プロンプト例:
営業職向けの評価制度を提案してください。
会社規模: 従業員50名
営業部: 15名（マネージャー2名、メンバー13名）
評価期間: 半期（4月〜9月、10月〜3月）
評価項目:
- 成果評価（売上目標達成率など）
- プロセス評価（営業活動量、提案品質など）
- 行動評価（チームワーク、自己啓発など）
各評価項目の重み付けと、具体的な評価基準を提案してください。
表形式で見やすくまとめてください。リモートワーク制度の設計
リモートワーク制度の運用ルールをChatGPTに提案してもらえます。
プロンプト例:
リモートワーク制度の運用ルールを作成してください。
前提:
- 週2日までリモートワーク可能
- 事前申請制
- 対象: 全職種（ただし職種により制限あり）
ルールに含めること:
- 申請方法・承認フロー
- リモートワーク可能な日（曜日制限など）
- 勤務時間の管理方法
- コミュニケーション方法
- セキュリティ上の注意事項
従業員が理解しやすく、運用しやすいルールを提案してください。社内コミュニケーションの改善
社内イベントや、従業員エンゲージメント向上のための施策にChatGPTを活用できます。
社内イベントの企画
社内イベントのアイデアをChatGPTに提案してもらえます。
プロンプト例:
従業員エンゲージメント向上のための社内イベントを提案してください。
会社規模: 従業員100名
予算: 50万円程度
目的: チーム間の交流促進、リフレッシュ
条件:
- 業務時間内で実施
- 全員参加が難しい場合もあるため、柔軟な参加形式
- オンライン・オフライン両方の参加者に配慮
イベント案を3つ提案してください。
各案について、内容、期待効果、予算感、準備期間を記載してください。社内報の記事作成
社内報や社内ニュースレターの記事をChatGPTに作成してもらえます。
プロンプト例:
社内報の記事を作成してください。
テーマ: 新入社員紹介
対象: 4月入社の新卒社員3名
内容に含めること:
- 名前、配属部署
- 入社の動機
- 今後の抱負
- 趣味・特技
読みやすく、親しみやすいトーンで、1人あたり150文字程度で紹介文を作成してください。
冒頭に全体の導入文（100文字程度）も付けてください。うまくいかないときのチェックリスト
ChatGPTを人事業務で活用する際、うまくいかないことがあります。以下のチェックリストで確認してみてください。
回答が期待と違う場合
- プロンプトが具体的か（職種、経験年数、目的など）
- 役割を設定しているか（「あなたは人事担当者です」など）
- トーンを指定しているか（丁寧、前向き、フォーマルなど）
- 文字数や形式を指定しているか
解決策: プロンプトに具体的な情報を追加する。特に、対象者の属性やトーンの指定が重要です。
回答が不適切な場合
- ハラスメントになりうる表現がないか
- 法律や社会通念に反する内容がないか
- プライバシーに配慮した表現か
解決策: ChatGPTの回答は必ず人間がチェックし、不適切な表現は修正する。特に、評価フィードバックや不採用通知は慎重に確認してください。
回答が一般的すぎる場合
- 自社の状況を具体的に説明したか
- 業種や企業文化の情報を提供したか
解決策: 「当社は〜」「弊社では〜」と、自社固有の情報を追加する。
業務で使う際の注意点
ChatGPTを人事業務で活用する際には、特に注意が必要です。
個人情報の取り扱い
注意点: 人事業務では、従業員の個人情報を扱います。以下のような情報はChatGPTに入力しないでください。
- 従業員の氏名、年齢、住所
- 給与情報、評価結果の具体的な数値
- 健康情報、家族構成
- 個人を特定できる情報全般
対策: 情報を一般化して使用します。「営業部・入社3年目」「30代前半」など、個人を特定できない形に加工します。
公平性・平等性の確保
ChatGPTが生成する文章には、意図しないバイアスが含まれる可能性があります。特に、採用や評価に関わる文書では、性別、年齢、国籍などによる差別的表現がないか、必ず人間が確認してください。
確認ポイント:
- 特定の性別を前提とした表現がないか
- 年齢による偏見がないか
- 障害者への配慮が欠けていないか
法令遵守の確認
労働法、個人情報保護法、ハラスメント防止法など、人事業務には様々な法令が関わります。ChatGPTの回答が法令に適合しているかは、必ず専門家（社労士、弁護士）に確認してください。
特に注意が必要な分野:
- 就業規則の変更
- 解雇・退職勧奨
- ハラスメント対応
- 労働時間管理
最終判断は人間が行う
人事業務は、従業員の人生やキャリアに大きな影響を与えます。ChatGPTの回答は参考情報として活用し、最終的な判断は必ず人間が行ってください。
特に以下の業務では、慎重な判断が必要です:
- 採用の合否判断
- 評価結果の決定
- 懲戒処分の判断
- 異動・配置転換の決定
まず自分のレベルを診断してみよう
ChatGPTを人事業務で活用する前に、現在の生成AIに関する知識レベルを把握しておくことをお勧めします。
生成AIリテラシー診断では、15問の質問に答えるだけで、あなたの生成AI活用レベルを客観的に測定できます。診断結果に基づいて、どの分野の知識を強化すべきか、どのような学習リソースが適しているかといった情報が得られます。
診断は約10分で完了し、無料で利用できます。定期的に診断を受けることで、自身の成長を確認することもできます。
まとめ
人事担当者がChatGPTを活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。重要なポイントをまとめます。
- 採用業務の効率化: 求人票作成、面接質問準備、不採用通知など、文書作成時間を大幅に短縮
- 評価面談の支援: フィードバック作成、1on1議題作成、キャリア開発プランの立案をサポート
- 研修・育成: 研修資料作成、育成計画立案、フォローアップメールで育成業務を効率化
- 労務業務: FAQ作成、手続きチェックリスト、通知文作成で労務負担を軽減
- 個人情報の厳格な管理: 従業員の個人情報は絶対に入力しない
- 公平性の確保: バイアスや差別的表現がないか、人間が必ず確認
- 法令遵守: 労働法などの専門的判断は、必ず専門家に確認
ChatGPTは人事業務の効率化に役立つ強力なツールですが、最終的な判断は人間が行い、従業員の権利と尊厳を守りながら活用していくことが重要です。
まずは小さな業務から試してみて、徐々に活用範囲を広げていきましょう。
最終更新日: 2026年1月25日
執筆者: 生成AIリテラシー診断チーム
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